Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel

Hàm Vlookup trong Excel là một trong những hàm được sử dụng thường xuyên nhất trong công việc tính toán trên bảng tính Excel. Nó cũng là hàm thông dụng nhất, mà bất cứ ai khi học Excel cơ bảncũng đều không thể không biết tới.

Đặc biệt hàm Vlookup khá quan trọng trong ứng dụng thực tế, nó được áp dụng nhiều trong công việc thực tế như: Tra cứu thông tin của danh sách sản phẩm mà chỉ cần dựa vào Mã hiệu Sản phẩm (Item Code, Product Code, ID…), tra cứu thông tin Nhân viên trong các phòng ban, Công ty dựa vào mã Nhân viên,…chỉ cần dựa vào một yếu tố Duy nhất đó là Mã Nhân viên… Và còn rất nhiều trường hợp khác nữa, có thể ứng dụng tính ưu việt của hàm VLOOKUP.

Hàm Vlookup trong Excel cũng là một trong những hàm khó hiểu, khó sử dụng nếu như bạn không thật sự nắm vững Cú pháp cũng như cách dùng hàm Vlookup. Bài viết này sẽ giới thiệu đầy đủ về cú pháp, cách sử dụng cũng như Ví dụ minh họa cơ bản, để có thể giúp bạn nắm vững cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. (Lưu ý: Để hiểu rõ hơn về hàm Vlookup, bước đầu tiên bạn cần quan sát giáo viên hướng dẫn thực hiện và làm bài tập số 4 "Kết quả tuyển sinh")

1. Chức năng và Cú pháp hàm Vlookup trong Excel

Chức năng:

Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Cú pháp:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

lookup_value : Giá trị đem dò tìm

table_array: Bảng giá trị dò (Địa chỉ của Bảng dò phải để ở dạng Địa chỉ Tuyệt đối)

col_index_num: Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.

range_lookup: Phạm vi tìm kiếm : TRUE (1) hoặc FALSE (0)

+ FALSE – Dò tìm chính xác.

+ TRUE – Dò tìm tương đối.

Để hiểu rõ về 2 kiểu dò tìm này, sẽ có ví dụ minh họa về 2 cách dò tìm để các bạn hiểu rõ và phân biệt được ở phía dưới đây.

2. Cách dùng hàm VLOOKUP với kiểu dò tìm tương đối chính xác

Ví dụ: Hãy điền kết quả vào cột “XẾP LOẠI” biết rằng việc xếp loại dựa trên ĐTB được quy định theo như trong “Bảng xếp loại”

Trong trường hợp này, phải dùng kiểu dò tìm tương đối chính xác, nếu dò tìm chính xác thì chỉ có thể xếp loại cho những bạn học sinh có số ĐTB bằng đúng với giá trị như trong Bảng Xếp loại (Giả sử ĐTB là 0, 5, 7, 9), còn những bạn học sinh có ĐTB là 5.5 hoặc 7.3... (ĐTB không tròn) thì không thể Xếp loại được.

Hàm VLOOKUP  với kiểu dò tìm tương đối chính xác

 Ở ví dụ trên: Công thức của hàm VLOOKUP là: VLOOKUP(D9,$B$3:$C$6,2,1) có 4  tham số:

+ Giá trị đem dò (lookup_value): là ô dữ liệu D9 – chính là điểm trung bình (ĐTB)

+ Bảng giá trị dò (table_array) : là bảng xếp loại. Bảng này chính là vùng từ ô B3 đến ô C6.

Lưu ý: Địa chỉ của Bảng dò phải để ở dạng Địa chỉ Tuyệt đối ($B$3:$C$6)

+ Số thứ tự cột Dữ liệu lấy trên Bảng dò là: Cột thứ 2 (Xếp loại)

+ Kiểu dò tìm: Dò tìm tương đối chính xác (True = 1)

3. Cách dùng hàm VLOOKUP với kiểu dò tìm chính xác

Ví dụ: Điền thông tin về Mã PB, Tên nhân viên cho bảng “DANH SÁCH LƯƠNG – THƯỞNG THÁNG 10/2102″  dựa vào việc dò tìm dữ liệu qua Mã nhân viên trên Bảng dò tìm “DANH SÁCH NHÂN VIÊN”.

Áp dụng hàm Vlookup và dò tìm trong trường hợp này, kết quả dò tìm như sau:

Bảng kết quả dò tìm với hàm VLOOKUP 

Từ bảng kết quả trên, ta thấy để dò tìm Mã PB cho người có mã Nhân viên là  “001″ (ô A18), ta dùng hàm VLOOKUP như sau:

Mã PB: =VLOOKUP(A18,$B$9:$E$14,4,0)

Trong công thức trên:

A18: Giá trị đem dò tìm ( Mã Nhân viên)

$B$9:$E$14: Bảng dò (DANH SÁCH NHÂN VIÊN)

4: Số thứ tự cột sẽ lấy dữ liệu trên Bảng dò (Mã PB)

0: Kiểu dò tìm chính xác

Tên nhân viên: C18 =VLOOKUP(A18,$B$9:$E$14,2,0)

Tải file word bài hướng dẫn trên tại đây